Viết email “chuẩn”, có job "xịn" 

Email chính là một trong những công cụ giao tiếp, làm việc trực tuyến phổ biến hiện nay, kể cả trong quá trình học tập tại đại học. 

Người nhận email không thể nhìn thấy hành động, không thể nghe thấy giọng điệu của bạn. Họ chỉ có thể cảm nhận được thái độ, tính cách của bạn thông qua văn phong, câu chữ. Chính vì vậy, việc viết một email chuẩn giúp bạn có được thiện cảm, sự tôn trọng từ người nhận, từ đó mở ra nhiều cơ hội, nhiều “job xịn” cho bạn. 

Chú ý địa chỉ email 

Tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mỗi người. Bạn sẽ không muốn bị người khác đánh giá là thiếu nghiêm túc khi sử dụng những địa chỉ email “cobemuadong@...”, “traiphieubac@...” đúng không? 

Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Họ tên bản thân và những con số có ý nghĩa là những gợi ý không tồi để đặt địa chỉ email. 

Email cần có tiêu đề 

Tiêu đề (Subject) là thứ quyết định người nhận có mở xem email hay không. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của bạn có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay. 

Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích và tóm gọn được nội dung chính của email. 

Lời chào  

Điều cần chú ý tiếp theo vô cùng đơn giản nhưng rất quan trọng: gửi email cho ai, hãy chào người đó. 

Trong ngữ cảnh trịnh trọng, bạn có thể “Dear Mr/Miss…”, “Kính gửi ông/bà/anh/chị…”. Hoặc đối với trường hợp thân thiết, bạn có thể “Xin chào/Chào bạn/anh/em…”. 

Trình bày email rõ ràng  

Với những email có nội dung quan trọng, nhiều thông tin hãy bôi đậm phần thông tin trọng tâm và cũng đừng quên giãn cách dòng, tách đoạn. Điều này giúp người đọc dễ dàng đọc hiểu và nắm bắt các ý chính.  

Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất một font chữ, 1-2 size chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh một cụm từ/câu quan trọng. 

Đặc biệt, không sử dụng teencode trong email. Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo quy chuẩn về cách trình bày, đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản như: viết hoa chữ đầu tiên, tên riêng,… 

Lưu ý file/hình ảnh đính kèm 

Khi cần đính kèm file/hình ảnh, bạn cần kiểm tra số lượng, nội dung file để đảm bảo đúng file và đủ số lượng. Bạn cũng nên kiểm tra email kỹ lưỡng trước khi gửi đi để không xảy ra tình trạng “dở khóc dở cười”: email gửi đi mà quên đính kèm file. 

Chữ ký cuối thư 

Phần chữ ký cuối thư chính là nơi để bạn nói ra mình là ai, đến từ đâu một cách lịch sự, tế nhị. Sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn, người nhận sẽ quan tâm bạn là ai, thông tin liên hệ của bạn. Chính vì vậy, việc đầu tư cho phần chữ ký là rất quan trọng. 

Nội dung chữ ký sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác, học tập. 

Chúc sinh viên nhà GDU gây ấn tượng với thầy cô, nhà tuyển dụng với email thật chuyên nghiệp, để có thiệt nhiều “job” xịn sò nhé.