3 Quy ước giúp teamwork dễ như ăn kẹo

Đã bao giờ nhóm bạn dành hàng giờ liền họp và chạy deadline nhưng hiệu quả không cao. GDU chia sẻ với bạn một số quy ước nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân khi teamwork.

Ở đại học, làm việc nhóm là kỹ năng bạn phải sử dụng hằng ngày ở hầu hết môn học. Làm việc nhóm là cách giúp bạn bổ sung những thiếu sót, học hỏi kiến thức, kỹ năng từ các thành viên khác.

Trước khi xây dựng các nguyên tắc làm việc, các bạn nên lưu ý rằng quy ước làm việc cho mỗi nhóm khác nhau là khác nhau. Do đó, không thể lấy quy ước làm việc của nhóm này áp dụng cho nhóm khác. Và chắc chắn rằng quy ước sẽ không có hiệu lực nếu không có sự đồng thuận của tất cả mọi người.

Quy ước về cách thức liên hệ, phản hồi

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nhóm, các thành viên cần thường xuyên trao đổi, phối hợp với nhauvà giải quyết các vấn đề vướng mắc. Chính vì vậy để tránh tình trạng “Người đừng lặng im đến thế - Vì lặng im sẽ giết chết con tim”, các thành viên cần trao đổi và phản hồi đúng thời điểm, đúng đối tượng.

Thống nhất thông tin liên hệ, kênh liên lạc và phản hồi chính trong nhóm như: số điện thoại, email, facebook, zalo, group mess,.. Đảm bảo tất cả thành viên biết được các thông tin liên hệ của nhau và cả giáo viên phụ trách bộ môn để không bỏ lỡ thông tin quan trọng. 

Đồng thời để không bị “cháy” timeline, ngoài việc cần xử lý những trường hợp quan trọng, các thành viên cũng nên cân nhắc và lập ra khung thời gian cố định để họp, nhận và phản hồi các đầu việc trong nhóm.

Quy ước về cách phân công, quản lý công việc

Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm có sự phối hợp chặt chẽ, tăng cường sự tham gia và phát huy tối đa khả năng của các thành viên trong nhóm. 

Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhóm cùng các thành viên cần thảo luận, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Sau khi có sự thống nhất về phương án thực hiện, các thành viên sẽ phân công công việc phù hợp với khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ.

Cuối cùng nhằm đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu, chúng ta cần thảo luận đề ra bảng kế hoạch cụ thể, nhật ký công việc, thời gian dự kiến hoàn thành và cập nhật trạng thái của bảng thường xuyên để các thành viên hiểu và phối hợp hiệu quả.

Quy ước về cách thức xử lý thông tin, giải quyết vấn đề và ra quyết định 

Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những phát kiến của mình. Từ những ý kiến, quan điểm và giải pháp khác nhau, thông qua hoạt động nhóm sẽ thống nhất các nội dung về một mối, tránh được sự chủ quan, độc đoán. Khi có vấn đề xảy ra, các bạn cần tổ chức đối thoại về những vướng mắc một cách trực diện.

Vì vậy để hạn chế tình trạng thiếu sự đồng thuận khi ra quyết định, các bạn cần phải phân tích kỹ các đề xuất dựa trên các tiêu chí chung. Để quyết định cuối cùng của nhóm không bao giờ là của một thành viên bởi đó là thành quả làm việc của cả nhóm. 

Nhóm phối hợp tốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã được thông qua trước cả nhóm. Những quy ước GDU vừa chia sẻ trên đây không quá mới mẻ, nhưng tin rằng nếu bạn triệt để áp dụng thì chắc chắn sẽ nâng cao hiệu quả làm việc nhóm lên rất nhiều.